Easier Worx Applications
| الأرشيف الإلكترونى | EDSWorx |
أن تمتلك المستندات الهامة بك أمر جيد جداً ، أن تحافظ عليها من التلف شئ يمكن الوصول إليه
ولكن
أن تصل للمعلومات فيها بسهولة و سرعة أمر يمكن تحقيقه فقط مع
(الأرشيف الإلكترونى)
· يعتبر النظام من الحلول المتقدمة للتعامل مع الكم الكبير من الوثائق والمستندات الأصلية و التى تتعرض للتلف نتيجة كثرة التداول اليدوى أو تستهلك الكثير من الوقت للبحث عن ملف معين و إستخراج مستند سواء للنسخ أو لتجميع بيانات مهمة منه و هذا يؤدى إلى تلف المستند نفسه أو المستندات الأخرى فى الملف .
· يمكن النظام من الدخول إلى الوثائق بطريقة منظمة وآمنة من أي مكان وعن طريق أي مستخدم مصرح له بالعمل على النظام من خلال الشبكة الداخلية أو الأنترنت، إذ يتم وضع كم هائل من المعلومات والمستندات على قاعدة البيانات الخاصة بالنظام فى Microsoft SQL Server وذلك حتى يتمكن أي مستخدم متصل بها ومصرح له بالإستخدام ويمتلك الصلاحيات الكافية للتعامل على المستندات من الحصول عليها دون عوائق. وتُيسر تلك الآلية تبادل الأفكار والمعلومات كما إنها تقلل من تكلفة توزيع المعلومات وتحافظ على المستندات الأصلية.
· يتعامل النظام مع المعلومات والمستندات بسهولة بدءا من المراحل الأولى لإدخال الوثائق على الجهاز، وحتى البحث عنها واستخدامها ، وتحتوي وحدة الإدخال Capturing & Scanning على برامج و أنظمة فرعية متضمنة بداخلها لضمان سرعة وكفاءة عملية إدخال الوثائق وتصنيفها و فهرستها . ومن الناحية الأخرى، يعد النظام مسئولاً عن تصفح الوثائق والمستندات ، وإعداد قواعد تغيير خصائص الوثائق والمستندات ولوائح حقوق تشغيلها والدخول إليها.
· الأداء المتميز وسعة تخزين كبيرة نقطة حاسمة فى النظام ،حيث يتم ضغط جميع الوثائق والمستندات المدخلة لتشغل حيز صغير فى قاعدة البيانات .
· تقنية الضغط و التخزين المستخدمة توفر أعلى مستوى من السرية للوثائق والمستندات حيث يتم تشفير الوثائق والمستندات من داخل النظام عند الحفظ فلا يتمكن آى مستخدم خارجى غير مصرح له بالبحث والاستعراض من استعراض الوثائق والمستندات حتى وإن تمكن من الوصول إلى قاعدة البيانات.
· الاعتماد على ميزة الحفظ المركزى فى قاعدة بيانات واحدة حيث تؤدى هذه الميزة إلى سهولة النسخ الاحتياطى و عدم فقد آى مستند أثناء العمل.
يتيح النظام التعامل مع الوثائق والمستندات كما يلى :
§ الحفظ على هيئة JPG-TIFF مضغوط ومشفر.
§ تتم عمليةCapturing & Scanning من داخل النظام بدون الحاجة لاستخدام آى برامج أو أنظمة خارجية.
§ إضافة التعليقات والحواشى سواء على مستند كامل أو جزء منه و تكون هذه التعليقات منفصلة عن المستند الأصلى حيث لا تظهر عند طباعة المستند.
§ طباعة المستند (تكبير- تصغير).
§ تصدير المستند على هيئات متعددة (JPG-TIFF-BMP-GIF)
§ تجميع ملف كامل من أكثر من مستند على هيئة PDF و إرساله بالبريد الإلكترونى .
§ إرسال المستندات بالبريد الإلكترونى مباشرةً من النظام .
§ الدعم الكامل لكل أجهزة المسح الضوئى المعتمدة على تقنية (Twain).
§ إدراج مستندات سبق مسحها ضوئياً فى النظام مع ضغطها و فهرستها و تصنيفها.
§ الاستعراض لكل مستندات الملف فى شاشة واحدة مع إمكانية طباعة كافة المستندات دفعة واحدة.
§ إصدار تقارير تتعلق بالمستخدمين عند القيام بطباعة أى مستند (التاريخ- الوقت- عدد النسخ-بيان المستند- رقم محطة العمل- رقم المستخدم).
§ البحث فى الحواشى و التعليقات الخاصة بكل المستندات مثل (تاريخ التجديد- الانتهاء -الإصدار-....).
§ تقنية الضغط والتخزين والتشفير تعتمد على التشفير بطول 128bit مما يصعب من عملية حل التشفير والضغط بدون استخدام النظام.
§ الحفاظ على أقصى مستوى من سرية وتأمين المعلومات حيث لا يمكن الوصول إلى المستندات المخزنة فى النظام إلا من خلاله فقط .
§ كما يحتوى النظام على وظائف أخرى متعددة.
من المميزات الأخرى للنظام ( الاستخدام المتزامن الذى يتيح العمل في وقت واحد لأي عدد من المستخدمين مع مراعاة الصلاحيات الخاصة بكل مستخدم- المرونة فى تصنيف وإدخال الوثائق - الدعم الكامل للغة العربية- يدعم النظام البروتوكول المفتوح للاتصال بقواعد البيانات ، مما يمكن من ربط مستخدمين آخرين فى شبكات منفصلة بالنظام- تسمح إمكانيات البحث في النظام بالبحث عن الوثائق سواء باسمها أو بمدلولها أو البحث الحر فى التعليقات المضافة عليها)
فوائد استخدام EDSWorx :
o تعظيم الإنتاجية بعدم إهدار الوقت فى البحث عن وثيقة أو مستند .
o تقليل الأخطاء البشرية فى عملية الأرشفة و الحفظ .
o سرعة الحصول على المعلومات .
o تقليل تكاليف الحفظ للمستندات فى حالة الاستغناء عن الاحتفاظ بنسخ ورقية .
o الحفاظ على المستندات الأصلية و كذلك تقليل تداولها الذى يعرضها للضياع أو التلف .
o تحسين خدمة العملاء بسرعة الحصول على المعلومة
No comments:
Post a Comment